ChatGPT-Prompts für den Büroalltag15 Vorlagen, die wirklich funktionieren

Die meisten „100 ChatGPT-Prompts“-Listen sind unbrauchbar. Zu generisch, zu lang, ohne Erklärung. Hier kommt die kompakte Variante: 15 Prompts für den deutschen Büroalltag, die du heute noch ausprobieren kannst – jeder mit Erklärung, was er gut macht.

Alle Prompts funktionieren in ChatGPT, Claude und Gemini. Wenn du Free-Accounts hast: einfach denselben Prompt parallel ausprobieren und vergleichen.

So liest du die Vorlagen

Jeder Prompt steht in einem Code-Block – du kannst ihn komplett kopieren. Wo [ETWAS] steht, musst du etwas einsetzen.

Wichtig: Je mehr Kontext du gibst, desto besser die Antwort. Faulheit beim Prompt-Schreiben bestraft die KI mit faulen Antworten. Wer wenig Mühe ins Promten investiert, bekommt austauschbaren Output – wer zwei Minuten in einen guten Prompt steckt, spart 20 Minuten in der Nachbearbeitung.

E-Mails und Kommunikation

Prompt 1: E-Mail höflich, aber bestimmt schreiben

Du bist erfahrener Bürokommunikator. Schreib eine kurze E-Mail an
[EMPFÄNGER]. Ton: höflich, aber bestimmt. Maximal 6 Sätze.
Keine Floskeln am Anfang ("Ich hoffe, es geht Ihnen gut").
Direkt zum Punkt.

Mein Anliegen: [WAS DU MITTEILEN WILLST]

Warum das funktioniert: Du gibst Rolle, Ton, Länge und Vermeidungsregel mit. ChatGPT-Antworten klingen oft sehr „amerikanisch-warm“ mit langen Einleitungen. Mit dieser Anweisung kommst du sofort zum deutschen Bürostil.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. einen säumigen Lieferanten anschreibst:

Du bist erfahrener Bürokommunikator. Schreib eine kurze E-Mail an
einen Lieferanten, der seit 3 Wochen die zugesagten Flyer nicht
liefert. Ton: höflich, aber bestimmt. Maximal 6 Sätze. Keine Floskeln
am Anfang. Direkt zum Punkt.

Mein Anliegen: Bestellung vom 5. April (1.000 Flyer, Auftragsnummer
78231) ist immer noch nicht eingetroffen. Ich brauche ein verbindliches
Lieferdatum bis Ende der Woche, sonst storniere ich.

Prompt 2: Schwierige E-Mail höflich formulieren

Ich muss [SCHWIERIGE NACHRICHT]. Formuliere mir 3 Versionen einer E-Mail:

1. Eher direkt und sachlich
2. Eher diplomatisch und beziehungsorientiert
3. Ein guter Mittelweg

Hintergrund: [KONTEXT]

Warum das funktioniert: Drei Varianten geben dir mehr Auswahl, als du selbst entwerfen würdest. Und der Hintergrund-Block macht den Unterschied zwischen generischer und passgenauer Formulierung.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. einer langjährigen Kundin absagen musst:

Ich muss einer Kundin absagen, die uns seit 5 Jahren beauftragt.
Formuliere mir 3 Versionen einer E-Mail:

1. Eher direkt und sachlich
2. Eher diplomatisch und beziehungsorientiert
3. Ein guter Mittelweg

Hintergrund: Wir haben kapazitiv keine Möglichkeit mehr, ihre
regelmäßigen Aufträge anzunehmen. Sie ist langjährige Kundin,
sehr nett, aber zahlt unter Marktpreis. Wir wollen die Beziehung
nicht völlig kappen.

Prompt 3: E-Mail-Antwort aus eingehender Mail

Hier ist eine E-Mail, die ich gerade bekommen habe:

[EINGEHENDE E-MAIL EINFÜGEN]

Schreib mir einen Antwortentwurf. Ich will:
– [DEINE KERNAUSSAGE]
– Antwortlänge: max. so lang wie die Original-Mail
– Selbe Tonalität wie die Original-Mail

Warum das funktioniert: Die KI lernt aus der Original-Mail den Ton mit – nicht nur dein Briefing. Spart dir das Erklären von „professionell aber locker“.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. einen unrealistischen Express-Auftrag bekommen hast:

Hier ist eine E-Mail, die ich gerade bekommen habe:

"Liebe Frau Müller, könnten Sie mir kurzfristig ein Angebot für 500
individualisierte Bleistifte schicken? Wir bräuchten sie bis nächste
Woche Freitag. Beste Grüße, Hans Berger"

Schreib mir einen Antwortentwurf. Ich will:
– Höflich erklären, dass 500 Stück individualisiert in der Zeit nicht
möglich sind. Standard-Variante in 7 Tagen wäre machbar.
– Antwortlänge: max. so lang wie die Original-Mail
– Selbe Tonalität wie die Original-Mail

Meetings und Notizen

Prompt 4: Meeting-Notizen zusammenfassen

Hier sind meine ungeordneten Meeting-Notizen:

[NOTIZEN EINFÜGEN]

Mach mir daraus:
1. Eine kurze Zusammenfassung (3-5 Sätze)
2. Eine Liste der konkreten To-dos mit Verantwortlichen
3. Offene Fragen, die im Meeting nicht geklärt wurden

Warum das funktioniert: Drei Output-Formate auf einmal. KI ist sehr gut darin, Struktur in Chaos zu bringen – wenn du klar sagst, welche Struktur du willst.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. nach einem Marketing-Jour-Fixe nur Stichworte hast:

Hier sind meine ungeordneten Meeting-Notizen:

"Marketing-Team, 23.05. Sandra: Kampagne XY läuft schlecht, CTR
unter 1 %. Max meinte, wir sollten Bilder ändern. Budget für Q3
noch offen. Frage an HR: brauchen wir Praktikanten? Sandra macht
neuen Entwurf bis 30.05. Lukas fragt nach Tool-Lizenz."

Mach mir daraus:
1. Eine kurze Zusammenfassung (3-5 Sätze)
2. Eine Liste der konkreten To-dos mit Verantwortlichen
3. Offene Fragen, die im Meeting nicht geklärt wurden

Prompt 5: Agenda für ein Meeting erstellen

Ich plane ein [DAUER] Meeting mit [TEILNEHMER].

Ziel des Meetings: [DEIN ZIEL]

Erstelle mir eine realistische Agenda mit Zeitblöcken. Achte darauf,
dass am Ende 5 Minuten für To-dos und Entscheidungen bleiben.

Warum das funktioniert: „Realistische“ Zeitblöcke fordert die KI heraus, nicht nur Aufzählungen zu machen, sondern wirklich zu rechnen.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. eine schnelle Messeplanungs-Runde ansetzen willst:

Ich plane ein 30-minütiges Meeting mit 4 Kollegen aus Marketing
und Vertrieb.

Ziel des Meetings: Wir wollen entscheiden, welche 2 Messen wir
2027 besuchen.

Erstelle mir eine realistische Agenda mit Zeitblöcken. Achte darauf,
dass am Ende 5 Minuten für To-dos und Entscheidungen bleiben.

Texte schreiben und überarbeiten

Prompt 6: Langer Text wird kompakter

Kürze diesen Text auf maximal 100 Wörter, ohne Inhalte zu verlieren:

[TEXT EINFÜGEN]

Erhalte:
– Hauptaussage zu 100 %
– Die wichtigsten Zahlen
– Den Tonfall

Streiche:
– Wiederholungen
– Beispiele, die dasselbe aussagen
– Floskeln und Füllwörter

Warum das funktioniert: Klare Anweisung, was bleiben muss und was raus darf. Ohne diese Trennung kürzt die KI oft das Falsche.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. einen aufgeblähten Jahresrückblick verschlanken willst:

Kürze diesen Text auf maximal 100 Wörter, ohne Inhalte zu verlieren:

"Im Jahr 2025 ist es uns gelungen, durch eine Vielzahl an
gemeinsamen Anstrengungen und durch besondere Kreativität unserer
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unseren Umsatz im Vergleich
zum Vorjahr um 23 Prozent zu steigern. Dies ist insbesondere
darauf zurückzuführen, dass wir neue Märkte erschlossen haben,
vor allem in Skandinavien und im Baltikum, wo wir mit unserem
Produkt-Portfolio auf eine spürbare Resonanz gestoßen sind …"

Erhalte: Hauptaussage zu 100 %, wichtigste Zahlen, Tonfall.
Streiche: Wiederholungen, redundante Beispiele, Floskeln.

Prompt 7: Text in einen anderen Stil bringen

Hier ist ein Text:

[TEXT EINFÜGEN]

Schreib ihn neu im Stil von:
– [REFERENZ]
– Sätze maximal 15 Wörter
– Keine Fachbegriffe ohne sofortige Erklärung

Behalt alle Fakten und Zahlen exakt bei.

Warum das funktioniert: Stil-Anweisungen wirken am besten mit konkreten Regeln (Satzlänge, Du/Sie). „Schreib lockerer“ ist zu vage.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. einen Behördentext in deinen Blog-Stil bringen willst:

Hier ist ein Text:

"Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit teile ich Ihnen mit,
dass die Kündigung der bestehenden Vertragsvereinbarung zum
31.12.2026 wirksam wird. Aufgrund interner struktureller
Veränderungen sind wir gezwungen, die Geschäftsbeziehung zu
beenden."

Schreib ihn neu im Stil von:
– Lockerer Blog-Post, Du-Ansprache
– Sätze maximal 15 Wörter
– Keine Fachbegriffe ohne sofortige Erklärung

Behalt alle Fakten und Zahlen exakt bei.

Prompt 8: Eigene Texte auf Floskeln prüfen

Lies meinen Text und markier alle Floskeln, Buzzwords und schwammigen
Formulierungen. Mach dann 3 konkrete Verbesserungs-Vorschläge.

[TEXT EINFÜGEN]

Warum das funktioniert: KI ist exzellent darin, Schwammigkeit zu erkennen – wenn du sie gezielt darum bittest. Statt allgemeines „verbessere“ wird der Fokus klar.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. die Unternehmensseite entstauben willst:

Lies meinen Text und markier alle Floskeln, Buzzwords und
schwammigen Formulierungen. Mach dann 3 konkrete
Verbesserungs-Vorschläge.

"Wir setzen auf innovative Lösungen, um nachhaltigen Mehrwert
für unsere Kundinnen und Kunden zu generieren. Mit
zukunftsorientierten Ansätzen schaffen wir Synergien zwischen
Mensch und Technik."

Excel, Daten und Analyse

Prompt 9: Excel-Formel erklärt bekommen

Ich brauche eine Excel-Formel, die [AUFGABE BESCHREIBEN].

Schreib mir:
1. Die Formel zum Kopieren
2. Eine Schritt-für-Schritt-Erklärung, was sie tut
3. Eine Alternative ohne SUMMEWENN, falls möglich

Warum das funktioniert: Excel-Formeln zum Copy-paste sind nett – aber wenn die Formel mal kaputt geht, hilft nur Verständnis. Die Erklärung dazu ist Gold wert.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. nur die Marketing-Großaufträge summieren willst:

Ich brauche eine Excel-Formel, die alle Einträge in Spalte B
summiert, wenn in Spalte A "Marketing" steht UND in Spalte C
ein Wert größer als 1000 steht.

Schreib mir:
1. Die Formel zum Kopieren
2. Eine Schritt-für-Schritt-Erklärung, was sie tut
3. Eine Alternative ohne SUMMEWENNS, falls möglich

Prompt 10: Daten interpretieren

Hier sind ein paar Zahlen aus unserem letzten Quartal:

[ZAHLEN/TABELLE EINFÜGEN]

Sag mir:
1. Was fällt dir an diesen Zahlen auf?
2. Welche 3 Fragen würdest du stellen, um die Zahlen besser zu verstehen?
3. Welche Trends siehst du, die ich vielleicht übersehe?

Sei kritisch. Schmeichel nicht.

Warum das funktioniert: „Sei kritisch“ zwingt die KI raus aus dem „Das sieht toll aus!“-Modus. Drei Output-Blöcke geben dir mehr als eine reine Zusammenfassung.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. vor dem Quartalsreport ehrliches Sparring suchst:

Hier sind ein paar Zahlen aus unserem letzten Quartal:

– Umsatz: 1,2 Mio € (Vorquartal: 1,1 Mio €)
– Neukunden: 32 (Vorquartal: 41)
– Kündigungen: 7 (Vorquartal: 4)
– Durchschnittlicher Auftragswert: 14.500 € (Vorquartal: 11.200 €)

Sag mir:
1. Was fällt dir an diesen Zahlen auf?
2. Welche 3 Fragen würdest du stellen, um die Zahlen besser zu verstehen?
3. Welche Trends siehst du, die ich vielleicht übersehe?

Sei kritisch. Schmeichel nicht.

Präsentationen und Pitches

Prompt 11: Argumente für eine Präsentation strukturieren

Ich halte eine Präsentation zum Thema [THEMA] vor [ZIELGRUPPE].

Mein Ziel: [WAS SOLL DAS PUBLIKUM AM ENDE DENKEN/TUN]

Hier sind die Punkte, die ich mitnehmen will:
[STICHPUNKTE EINFÜGEN]

Bring sie in eine logische Reihenfolge mit klarem roten Faden.
Schlag 5–7 Folien-Titel vor, die die Story erzählen.

Warum das funktioniert: Du gibst Ziel, Publikum und Material – die KI baut den roten Faden, den du beim Schreiben oft nicht siehst.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. einen IHK-Vortrag zu KI im Mittelstand vorbereitest:

Ich halte eine Präsentation zum Thema "KI im Mittelstand" vor
25 Geschäftsführern eines IHK-Forums.

Mein Ziel: Die Geschäftsführer sollen am Ende der Präsentation
ein konkretes KI-Tool ausprobieren wollen.

Hier sind die Punkte, die ich mitnehmen will:
– Was KI ist (und was nicht)
– 3 Beispiele aus dem Mittelstand
– Risiken (DSGVO, Halluzinationen)
– ChatGPT-Free 5-Minuten-Test live
– Fragen und Antworten

Bring sie in eine logische Reihenfolge mit klarem roten Faden.
Schlag 5–7 Folien-Titel vor, die die Story erzählen.

Prompt 12: Pitch in 60 Sekunden

Ich muss [PROJEKT/PRODUKT] in 60 Sekunden vorstellen. Vor mir steht:
[ENTSCHEIDER].

Schreib mir 3 Pitch-Varianten:
1. Eher zahlengetrieben
2. Eher storygetrieben
3. Eher problemorientiert ("Hier ist das Problem, hier die Lösung")

Pro Variante maximal 150 Wörter.

Warum das funktioniert: Drei verschiedene Frames zwingen die KI zu echter Variation – nicht nur leichten Umformulierungen.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. eine neue Software bei einem Einkaufsleiter pitchen sollst:

Ich muss unsere neue Software-Lösung "OrderFlow" in 60 Sekunden
vorstellen. Vor mir steht: der Einkaufsleiter eines mittelständischen
Handelsunternehmens, der wenig Zeit hat.

Hintergrund: OrderFlow automatisiert Bestellprozesse zwischen Handel
und Lieferanten und spart laut unseren Kunden bis zu 8 Stunden
pro Woche.

Schreib mir 3 Pitch-Varianten:
1. Eher zahlengetrieben
2. Eher storygetrieben
3. Eher problemorientiert

Pro Variante maximal 150 Wörter.

Recherche und Lernen

Prompt 13: Komplexes Thema erklärt bekommen

Erklär mir [THEMA] so, dass es ein cleverer 14-Jähriger versteht.

– Maximal 3 Sätze pro Hauptpunkt
– Keine Fachbegriffe ohne sofortige Erklärung
– 2 konkrete Beispiele aus dem Alltag

Sag mir am Ende, was die 3 wichtigsten Folgen sind, falls ich das
Thema falsch verstehe.

Warum das funktioniert: „14-Jähriger“ ist die magische Formulierung – nicht zu kindlich, nicht zu fachlich. Die Folgenfrage am Ende zeigt dir, was wirklich wichtig ist.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. KI-Tokens endlich verstehen willst:

Erklär mir, was ein "Token" in einem Large Language Model ist,
so, dass es ein cleverer 14-Jähriger versteht.

– Maximal 3 Sätze pro Hauptpunkt
– Keine Fachbegriffe ohne sofortige Erklärung
– 2 konkrete Beispiele aus dem Alltag

Sag mir am Ende, was die 3 wichtigsten Folgen sind, falls ich
das Thema falsch verstehe.

Prompt 14: Schnelle Recherche mit Quellenkontrolle

Ich brauche einen Überblick zum Thema [THEMA]. Bitte:
1. Die wichtigsten 5 Punkte
2. Welche Punkte sind allgemein anerkannt, welche umstritten?
3. Welche Begriffe sollte ich googeln, um tiefer einzusteigen?
4. Wo könntest du selbst falsch liegen oder veraltete Infos haben?

Warum das funktioniert: Punkt 4 ist der Killer. Die KI gibt zu, wo sie unsicher ist – statt selbstbewusst Falsches zu erzählen. Besonders Claude reagiert hier gut.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. den EU AI Act für deinen Betrieb einordnen musst:

Ich brauche einen Überblick zum Thema "AI Act der EU für KMU".
Bitte:
1. Die wichtigsten 5 Punkte
2. Welche Punkte sind allgemein anerkannt, welche umstritten?
3. Welche Begriffe sollte ich googeln, um tiefer einzusteigen?
4. Wo könntest du selbst falsch liegen oder veraltete Infos haben?

Planen und priorisieren

Prompt 15: Aufgaben für den Tag sortieren

Ich habe heute folgende Aufgaben:

[LISTE EINFÜGEN]

Ich habe [STUNDEN] Stunden Zeit ohne Meetings.

Sortier die Aufgaben so:
– Was sollte ich vormittags machen (volle Konzentration)?
– Was passt in den Nachmittag?
– Was könnte ich auch morgen erledigen, wenn die Zeit knapp wird?

Berücksichtige Energieaufwand und Dringlichkeit, nicht nur Wichtigkeit.

Warum das funktioniert: „Energie + Dringlichkeit, nicht nur Wichtigkeit“ ist ein Trick aus der Produktivitätsliteratur. Die KI nutzt das Konzept sehr gut, wenn du es sie nutzen lässt.

So sieht es ausgefüllt aus – wenn du z. B. einen vollgepackten Tag vor dir hast:

Ich habe heute folgende Aufgaben:

– Q3-Reporting fertigstellen (2 Std, hohe Konzentration nötig)
– 18 ungelesene E-Mails sichten
– Anruf mit Vertriebspartner (45 Min)
– Konzept für Messeauftritt skizzieren (kreativ, 90 Min)
– Reisekostenabrechnung (langweilig, 30 Min)
– Personalgespräch mit Lukas (45 Min, emotional)

Ich habe 6 Stunden Zeit ohne Meetings.

Sortier die Aufgaben so:
– Was sollte ich vormittags machen (volle Konzentration)?
– Was passt in den Nachmittag?
– Was könnte ich auch morgen erledigen, wenn die Zeit knapp wird?

Berücksichtige Energieaufwand und Dringlichkeit, nicht nur Wichtigkeit.

Die Prompt-Anatomie: So baust du eigene Prompts

Du brauchst keine 500 vorgefertigten Prompts. Wenn du diese fünf Bausteine verstehst, baust du dir selbst bessere Prompts als jede Liste:

1. Rolle: „Du bist erfahrener…“ – gibt der KI einen Frame 2. Aufgabe: „Schreib mir…“ – was soll konkret entstehen 3. Kontext: „Hintergrund: …“ – warum überhaupt, für wen 4. Format: „Antwortlänge: …“ – wie soll der Output aussehen 5. Einschränkung: „Vermeide…“ – was darf nicht passieren

Beispiel-Vergleich:

❌ Schwach: „Schreib mir eine E-Mail.“

✅ Stark: „Du bist erfahrener Office-Manager (Rolle). Schreib eine E-Mail an einen Lieferanten, der nicht liefert (Aufgabe). Wir arbeiten seit 2 Jahren mit ihm, normalerweise zuverlässig (Kontext). 4-6 Sätze, höflich aber bestimmt (Format). Keine Floskeln am Anfang (Einschränkung).“

Der zweite Prompt produziert in 9 von 10 Fällen ein brauchbares Ergebnis. Der erste fast nie.

Fazit

Die Qualität deiner KI-Antworten hängt zu 80 % von deinem Prompt ab. Wer wenig schreibt, bekommt wenig – wer Kontext, Rolle, Format und Einschränkungen mitgibt, bekommt erstaunlich gute Ergebnisse.

Probier einen der 15 Prompts heute aus. Am besten in der Free-Version von ChatGPT und Claude parallel – und vergleich die Antworten. Du wirst schnell merken, welcher Stil zu dir passt.

Mehr Hintergrund: → Wie funktioniert KI? und → ChatGPT vs. Claude

Häufige Fragen zu ChatGPT-Prompts